Descripción del puesto de oficial administrativo (2022)

Administrative Officer Job Description 152180

Descripción del puesto de oficial de administración gratuita (descripción del puesto de administrador). Un oficial de administración se encarga de las tareas administrativas (como responder llamadas telefónicas, programar reuniones, preparar informes y archivar documentos). Sus deberes y responsabilidades laborales son similares a los de un funcionario administrativo. Ayudar con tareas administrativas, utilizar habilidades de comunicación para coordinar el trabajo, administrar suministros de oficina y manejar otras tareas administrativas de oficina.

Modelo y muestra de descripción del puesto de oficial de administración

Carta de Referencia Académica (2)

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Carta de Referencia Académica (2)

Ejemplo de descripción del puesto de funcionario administrativo o funcionario administrativo. Utilice la siguiente descripción del trabajo como plantilla.

Resumen de descripción del puesto de oficial administrativo

Nuestra oficina busca contratar un funcionario administrativo organizado, amigable y de alto rendimiento. Y unirse a nuestro equipo de líderes. El funcionario administrativo se encargará de todas las tareas administrativas y de oficina necesarias para operar un entorno de oficina eficaz. Esto incluye dar la bienvenida a los invitados (visitantes y clientes), supervisar las actividades diarias de nuestra oficina, mantener relaciones con los proveedores de oficinas y brindar asistencia con las tareas administrativas generales.

Nuestro candidato ideal es un asistente administrativo que tenga experiencia previa en una oficina y pueda anticipar las necesidades y las operaciones diarias de la oficina. Esto incluye predecir la escasez de suministros de oficina, manejar la gestión de proveedores, pagar facturas (o coordinar con el equipo de contabilidad) y supervisar las políticas administrativas generales, los procedimientos y las actividades diarias de la empresa.

Deberes y responsabilidades del oficial administrativo

Las responsabilidades incluyen lo siguiente:

Asistir y encargarse de la gestión general de la oficina. Supervisar el funcionamiento diario del entorno de oficina. Garantizar un espacio de trabajo fluido para los empleados.
Proporcionar funciones de asistente administrativo a los ejecutivos y al personal.
Ayudar con el archivo de trámites de oficina y el almacenamiento de documentos.
Implementar un sistema de archivo sistemático y gestionar ese sistema de archivo.
Encargarse de la elaboración de informes de gastos.
Responder llamadas telefónicas, responder consultas de huéspedes y responder correos electrónicos.
Ayudar con la programación de reuniones. Y ayudar a los gerentes con tareas administrativas que ayuden a proporcionar organización.
Mantenga el equipo y los suministros de oficina y asegúrese de que la oficina funcione con una eficiencia óptima.
Gestionar los recursos de la empresa y mantener relaciones con los proveedores de oficinas.
Seguir los procedimientos de la oficina y la política de la empresa. Gestionar un personal administrativo junior.
Llamadas telefónicas directas a sus destinos apropiados.
Mantener listas de contactos y bases de datos de contactos.
Ayudar con la planificación y programación de los arreglos de viajes para el personal y el personal ejecutivo.
Presentar y conciliar informes de gastos de la empresa.
Escriba, distribuya y corresponda a memorandos de oficina, cartas del director ejecutivo, faxes y más.
Proporcionar revisión.

Requisitos del oficial administrativo

Los candidatos deben tener lo siguiente:

Diploma de escuela secundaria o GED.
La experiencia previa como asistente administrativo o asistente virtual es una gran ventaja.
El conocimiento práctico del equipo de oficina es una gran ventaja.
Se prefiere Licenciatura en Administración de Empresas o Dirección de Empresas.
1-3 años de experiencia en un entorno de oficina.
Capacidad para trabajar con Microsoft Office Suite (Outlook, Excel y más).
Capacidad para brindar apoyo al personal.
Habilidades de comunicación efectiva, habilidades de servicio al cliente, habilidades organizativas y una gran capacidad para realizar múltiples tareas.